A importância do DLM para proteger seus dados.

Onde iniciou e o que é DLM (Gerenciamento do ciclo de vida dos documentos)?

Basicamente o DLM é um conjunto de práticas para gerenciar documentos desde sua criação até sua destruição, passando por diversas fases, como categorização, armazenamento, distribuição, uso, manutenção, arquivamento e descarte. Essa prática da administração dos documentos tem o propósito de auxiliar as organizações a gerencia-los de maneira competente em todo seu ciclo de vida. Alguns sistemas facilitam essa prática e é de extrema importância a garantia que ele irá suportar todas as fases. Dessa forma se pode garantir que as informações serão facilmente acessadas e os requisitos de conformidades serão atendidos   Fases do ciclo de vida dos documentos

• Criação
  • A primeira etapa do DLM (gerenciamento do ciclo de vida dos documentos) é a captura do documento, que são recolhidos de diversas formas, como, PDFs, imagens, documentos Word e etc. Os documentos podem ser criados ou recebidos externamente
• Categorização
  • É a fase onde esse documento precisa ser categorizado e classificado de acordo com seu tipo, essa fase tem como objetivo facilitar a pesquisa e a busca desse documento.
• Armazenamento
  • Posterior a criação e categorização do documento, encontra se a necessidade de armazenamento, no caso da estrutura DLM (gerenciamento do ciclo de vida dos documentos) isso significa proteger esses documentos. Nessa etapa se tem a importância de um processo rigoroso de backup e recuperação que garanta a conservação dos documentos no longo prazo, estabelecendo conceitos no armazenamento que esclareçam como as informações ali obtidas devem ser usadas.
  • Distribuição
    • Nem todas as empresas podem compartilhar todos os documentos com seus colaboradores ou pessoas externas, e por isso é fundamental uma política clara de distribuição e de compartilhamento, criando mecanismos de permissionamento. Um exemplo mais comum é no setor de RH que trabalha com documentos sigilosos como o salário dos funcionários, nesse caso o documento precisa ser totalmente restrito a algumas pessoas do setor, e nenhum outro departamento pode ter a permissão de visualiza-lo.
  • Uso dos documentos
    • É importante se assegurar que os usuários assumam as políticas regulatórias durante o uso do documento. A fase do ‘’uso dos documentos’’ é umas das mais delicadas no ciclo de vida dos documentos, sendo indicado definir sistemas que rastreiam e trilham qualquer visualização, alteração e download efetuados, fazendo com que sejam documentados, mesmo sendo informações para indivíduos externos.
  • Arquivamento
    • O arquivo é o local que os documentos estão armazenados e não tem necessidade de manutenção ou de uso geral. Os documentos que não são mais essenciais para operações são arquivados separadamente das que serão fundamentais para utilização ativa, para não ocorrer a mistura dos documentos e os mesmos sejam usados de forma incorreta. É indispensável pensar em uma forma de restaurar os dados quando houver necessidade.
  • Destruição
    • Não existe necessidade de guardar documentos que não serão mais utilizados, o arquivamento destes documentos podem aumentar o risco de uso indevido, por essa razão é necessária a destruição dessas informações, e também para seguir as conformidades como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Essa destruição ocorre no local em que estão armazenados sendo feitas seguindo as políticas de DLM (gerenciamento do ciclo de vida dos documentos) de cada empresa. A forma de destruição também vai conforme a mídia, dispositivo ou sistema utilizado.
  • Motivo de busca desse tipo de solução  As empresas constataram diversos benefícios no uso do DLM, como:
  • • Segurança dos documentos: O DLM (gerenciamento do ciclo de vida dos documentos) consegue garantir a segurança ao gerenciar e armazenar os documentos. E isso é significante em todos os setores, por exemplo, documentos que se forem acessados por alguém não autorizado, pode levar a violação de privacidade e segurança. 
    • Facilidade no acesso e na recuperação dos documentos: A prática assegura que mesmo em casos de desastres ou falhas no sistema, os documentos estarão disponíveis para acesso. Dessa forma torna a continuidade do negócio e minimiza o tempo de inatividade. 
    • Melhoria na tomada de decisão: Com a eficiência do processo as empresas podem garantir que as informações contidas no documento sejam precisas, atualizadas e relevantes para as necessidades da organização, confiando nos documentos disponíveis para tomar soluções orientadas e programadas. A disponibilidade dos documentos precisos e seguros da liberdade para que as empresas respondam de forma ágil às alterações no mercado e tomem decisões com base em informações atuais.
  • Redução de custos: Eliminando diversos gastos desnecessários como, impressoras, logística, locais para armazenamento e etc   ‘’Com o DLM, seus documentos estão sempre atualizados, disponíveis e seguros’’
    
  • Como a LetsSign procura inovar e ser referência em DLM?
    
  • A LetsSign é uma plataforma de gerenciamento de documento e contratos, além de ser referência em plataformas de assinaturas eletrônicas. Com a crescente demanda por tecnologias de armazenamento de documentos de forma simples e segura, a LetsSign se destaca pela excelência quando o assunto é o ciclo de vida dos documentos.
  • Desde o Upload ou criação, até o armazenamento seguro e gestão de permissões. A plataforma foi desenvolvida para gerenciar todas as etapas do ciclo de vida dos documentos. A LetsSign garante que os seus documentos são armazenados seguramente e que apenas pessoas autorizadas podem acessa-los.
    
  • Além das facilidades citadas acima a LetsSign proporciona facilidade ao acessar os documentos já que se trata de uma plataforma objetiva e intuitiva, esse acesso é efetuado através de um filtro avançado que indexa as informações adicionais inseridas no documento, fornecendo maior produtividade e economia de tempo.
    
  • Alguns dos benefícios de utilização da plataforma LetsSign:
    
  • Maior segurança de informações.
    
  • Redução de custos operacionais.
    
  • Acesso rápido e fácil aos documentos.
    
  • Inovação e renovação dos serviços da plataforma.
    
  • Soluções mais completas para os clientes.

Gostou do artigo? Veja também:

• Validade jurídica em assinaturas digitais.
• A importância do DLM para proteger seus dados.