Publicado em 13 de fevereiro de 2025
A gestão de contratos é um pilar para empresas que lidam com múltiplos documentos diariamente. Você já se perguntou quanto tempo e esforço são desperdiçados com processos manuais? O vai-e-vem de documentos físicos, a espera por assinaturas e os riscos de extravio podem impactar diretamente os prazos e a produtividade.
A automação de assinaturas digitais resolve esses desafios ao permitir que documentos sejam assinados eletronicamente com segurança e validade jurídica. Mas como isso funciona na prática? Vamos explorar!
Imagine que sua empresa precise formalizar contratos com fornecedores, clientes e parceiros regularmente. Como garantir que tudo seja assinado a tempo, sem erros ou esquecimentos?
Sem um sistema automatizado, podem surgir problemas como:
Atrasos na assinatura devido à necessidade de reuniões presenciais ou envios por e-mail.
Falta de rastreabilidade, dificultando saber quem já assinou e quem ainda precisa assinar.
Risco de perda de documentos, especialmente quando impressos e arquivados fisicamente.
Além disso, a conformidade com normas como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), eIDAS (Regulamento Europeu de Identificação Eletrônica) e ESIGN Act (Lei de Assinaturas Eletrônicas dos EUA) exige que a gestão de contratos seja precisa e segura.
Você já pensou em como seria se os contratos fossem assinados de qualquer lugar, com apenas alguns cliques? É exatamente isso que a automação de assinaturas proporciona!
Agilidade: Assinaturas acontecem em minutos, eliminando o tempo perdido com processos manuais.
Segurança: Os documentos são protegidos por criptografia avançada, garantindo autenticidade.
Economia: Sem gastos com papel, impressão ou envio físico.
Facilidade de Acesso: Todos os documentos ficam disponíveis em nuvem, acessíveis a qualquer momento.
Conformidade Legal: As assinaturas eletrônicas seguem normas nacionais e internacionais, assegurando validade jurídica e auditoria confiável.
Muitas empresas hesitam na adoção dessa tecnologia por acharem que a implementação é complexa. Mas não precisa ser assim! Veja algumas etapas essenciais para tornar esse processo simples e eficaz:
Busque soluções certificadas que atendam aos padrões regulatórios. Plataformas como a LetsSign oferecem segurança, rastreabilidade e integração com sistemas empresariais.
Utilize APIs e conectores para integrar a assinatura digital ao seu ERP, CRM ou sistema de gestão documental, garantindo um fluxo contínuo de informações.
Nem todo mundo está acostumado com assinaturas digitais. Treinamentos e guias práticos ajudam os colaboradores a adotarem a tecnologia sem dificuldades.
Defina quem precisa assinar e em qual ordem, garantindo que nada fique parado no processo.
Utilize trilhas de auditoria para saber quem assinou, quando e de onde, garantindo total transparência e segurança.
Assinatura digital tem validade jurídica?
Sim! No Brasil, a ICP-Brasil regulamenta assinaturas digitais, conferindo a elas validade equivalente à de assinaturas feitas à mão.
Preciso de um certificado digital para assinar?
Depende! Existem assinaturas eletrônicas simples, avançadas e qualificadas. Algumas exigem certificados digitais, enquanto outras podem ser feitas apenas com autenticação via e-mail ou SMS.
Posso assinar documentos pelo celular?
Sim! As principais plataformas permitem assinaturas via smartphone, tablet e computador, facilitando o processo.
A assinatura digital e eletrônica pode ser aplicada em diversos contextos, como:
Contratos de prestação de serviços: Formalização rápida de acordos com fornecedores e parceiros.
Aprovação de orçamentos e propostas: Clientes podem assinar digitalmente sem necessidade de reuniões presenciais.
Termos de confidencialidade (NDA): Proteção legal de informações sigilosas.
Gestão de RH: Assinatura de contratos trabalhistas e políticas internas sem burocracia.
Documentação societária e jurídica: Validação de contratos empresariais com total segurança.
A automação de assinaturas não é apenas uma tendência, mas sim uma necessidade para empresas que querem crescer com eficiência e segurança.
Se sua empresa ainda depende de processos manuais, talvez seja hora de repensar essa abordagem. Com uma plataforma de assinaturas digitais, você economiza tempo, reduz custos e melhora a experiência dos seus clientes e colaboradores.
Quer entender melhor como essa tecnologia pode transformar o seu negócio? Confira mais conteúdos em nosso blog da LetsSign!
